Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous et portée de la politique

ADVEN Conseil (ADVEN Consulting en anglais) est une firme de services-conseils en technologies de l'information établie à Sherbrooke, au Québec.

Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels recueillis par notre site adven.consulting, par courriel, par téléphone et dans le cadre de nos relations d'affaires. Elle tient lieu de politique de confidentialité et de politique de gouvernance des renseignements personnels.

Nous appliquons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et, lorsqu'elle s'applique, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne ayant la plus haute autorité au sein d'ADVEN Conseil exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de cette politique et traite les demandes et les plaintes. Pour la joindre :

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées à la section 4 :

• Formulaire de contact : sujet de la demande, nom, organisation (facultatif), courriel, téléphone (facultatif) et message. Nous recevons aussi la date de l'envoi et l'adresse IP, utilisées seulement pour prévenir les abus.
• Courriels, appels et rencontres : les renseignements que vous choisissez de nous transmettre.
• Candidatures : les renseignements professionnels que vous nous envoyez (par exemple votre profil LinkedIn ou votre CV).
• Relations d'affaires : les coordonnées professionnelles de nos clients, partenaires et fournisseurs.

Notre site n'utilise aucun témoin (cookie), aucun outil de mesure d'audience, aucune publicité et aucun outil de suivi. Comme tout site web, notre hébergeur peut conserver des journaux techniques (par exemple l'adresse IP et la page consultée) pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service.

Le Diagnostic Loi 25 offert sur le site fonctionne entièrement dans votre navigateur : vos réponses ne nous sont pas transmises.

Ne nous transmettez pas de renseignements sensibles (santé, finances, numéros d'identification) par le formulaire ou par courriel, sauf si nous vous le demandons dans le cadre d'un mandat et par un moyen sécurisé.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à vos demandes et vous transmettre l'information ou l'offre de services demandée.
• Réaliser les mandats qui nous sont confiés et gérer nos relations d'affaires.
• Évaluer les candidatures.
• Assurer la sécurité de notre site et prévenir les envois abusifs.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous ne les utilisons pas pour du profilage, de la publicité ciblée ou des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Nous ne les utilisons pas à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

5. Votre consentement

En nous écrivant par le formulaire et en cochant la case prévue, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour répondre à votre demande. Quand nous vous écrivons ou que nous vous appelons, nous utilisons les renseignements que vous nous avez fournis à cette fin.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable (section 2). Nous pourrions alors ne plus être en mesure de donner suite à votre demande.

6. Qui a accès à vos renseignements

Seules les personnes d'ADVEN Conseil qui en ont besoin pour leurs fonctions ont accès à vos renseignements. Nous faisons aussi appel à des fournisseurs de services technologiques (hébergement du site, acheminement des messages, messagerie et outils de travail), qui agissent pour notre compte, n'ont accès qu'aux renseignements nécessaires à leur service et sont liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité.

Nous ne communiquons pas vos renseignements à d'autres tiers, sauf avec votre consentement ou lorsque la loi l'exige ou le permet (par exemple à la demande d'une autorité compétente).

7. Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Nos fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Avant de leur confier des renseignements personnels, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons que ces renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment par des engagements contractuels.

Les renseignements conservés à l'extérieur du Québec peuvent être soumis aux lois du lieu où ils se trouvent, y compris des demandes d'accès des autorités de ce lieu.

8. Conservation et destruction

• Demandes reçues par le formulaire ou par courriel, sans suite : au plus 2 ans après le dernier échange.
• Candidatures non retenues : au plus 12 mois après leur réception.
• Clients et mandats : pendant la durée de la relation d'affaires, puis pendant la durée exigée par les lois applicables (notamment fiscales).

Au terme de ces périodes, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou rendus anonymes pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, conformément à la loi.

9. Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables selon la sensibilité des renseignements : chiffrement des échanges avec notre site (HTTPS), accès limité aux personnes autorisées, comptes protégés et recours à des fournisseurs reconnus qui appliquent des normes de sécurité élevées. Aucune mesure n'offre toutefois une sécurité absolue.

10. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité survient (par exemple un accès non autorisé à des renseignements personnels), nous prenons rapidement les mesures pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise. Nous tenons un registre des incidents. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec, les personnes concernées et, lorsque la loi fédérale s'applique, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et y avoir accès;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement ou demander que nous cessions de les utiliser ou de les diffuser;
• demander qu'ils vous soient communiqués, ou à une personne que vous désignez, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• demander la destruction des renseignements que nous ne sommes plus tenus de conserver.

Écrivez à la personne responsable (section 2). Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Ce service est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription ou de reproduction lorsque la loi le permet, dont nous vous informerions à l'avance.

12. Plaintes

Pour toute question ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez d'abord à la personne responsable (section 2). Nous accusons réception de votre plainte, l'examinons et vous répondons par écrit dans les 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, lorsque la loi fédérale s'applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

13. Messages électroniques commerciaux

Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, nous ne vous envoyons pas de messages électroniques commerciaux (infolettres, promotions) sans votre consentement. Écrire par le formulaire ne vous inscrit à aucune liste d'envoi. Tout message de ce type contiendrait un moyen simple de vous désabonner.

14. Gouvernance et responsabilités

• La personne responsable approuve cette politique, en surveille l'application et la révise au moins une fois par année.
• Toute personne d'ADVEN Conseil qui a accès à des renseignements personnels doit respecter cette politique et en être informée.
• Avant tout nouveau projet de système d'information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels, et avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
• Les demandes d'accès, de rectification et les plaintes sont traitées selon les sections 11 et 12.

15. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La version à jour est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Si un changement important touche l'utilisation de renseignements déjà recueillis, nous en informerons les personnes concernées.